GUIA DE GASTOS DEDUCIBLES PARA
AUTÓNOMOS Y EMPRESAS
Existen gastos muy habituales entre los autónomos que son deducibles, es decir, que ayudarán a disminuir la cantidad a pagar a Hacienda. También existen otros gastos que son más complicados de justificar y por lo tanto más difíciles de desgravar o que pueden acarrear complicaciones. En esta guía exploramos y explicamos de forma clara y directa todos los gastos. Nuestro objetivo es que sepas qué gastos desgravan, qué gastos son deducibles -¡quizás no los habías tenido nunca en cuenta!-, y qué gastos es mejor que no presentes si prefieres ahorrarte problemas.
¿Qué son los gastos deducibles?
¿Cuáles son los requisitos para deducir los gastos?
Los gastos deducibles son aquellos gastos necesarios e imprescindibles para llevar a cabo la actividad profesional o empresarial. Se trata de gastos que se restan de los ingresos brutos para obtener el beneficio a efectos de impuestos. Dicho de otro modo: los gastos deducibles son aquellos que se pueden restar para pagar menos impuestos a la Administración Tributaria. Se pueden deducir gastos con respecto al IVA y al IRPF, pero hay que cumplir unos requisitos mínimos:
Los gastos deben estar siempre justificados: deberán documentarse con una factura, ya que un ticket no sirve. Por lo tanto, ¡no olvides pedir siempre factura!
Los gastos deben estar vinculados a la actividad, es decir, que sean necesarios para desarrollar la actividad económica o empresarial y para generar ingresos. Los gastos deben estar imputados a la base imponible del período impositivo en que se ha devengado, del período que estás declarando.
El gasto debe estar registrado en la contabilidad o libro de registros del contribuyente.
En el caso del IVA, hay que tener en cuenta además dos aspectos importantes:
1.) El plazo para deducir los gastos prescribe a los 4 años.
2.) La cuota del IVA soportado será deducible en la medida en la que el gasto esté vinculado a la actividad. Es decir, si un gasto está imputado al 50% de la actividad, sólo será deducible el 50% del IVA correspondiente.
Es importante destacar que la normativa no especifica cuáles son los gastos vinculados a la actividad, y por lo tanto qué gastos concretos son deducibles. Siempre dependerá de cuál sea tu actividad profesional.
Para ayudarte, en esta guía detallamos todos los gastos que no generan problemas a la hora de deducir, pero también nos adentramos en aquellos que son un poco más complicados
. GASTOS DE MANUTENCIÓN
Muchos autónomos desconocen que se pueden desgravar los gastos de manutención, ya que esta normativa es relativamente nueva y se incluyó en la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo de 2018. Puedes deducir todos los gastos en dietas que se realicen fuera de casa en establecimientos de hostelería o restauración. Para desgravarse es imprescindible pagar con tarjeta y guardar el ticket.
·PRODUCTOS Y MATERIALES
Son deducibles todos los productos y materiales necesarios para el desarrollo de la actividad de tu negocio. Puedes deducir el 100% del IVA del gasto en material siempre que presentes la factura y demuestres que está destinado a la actividad. Por ejemplo, si tu negocio es un restaurante, los gastos derivados de la compra de alimentos están completamente justificados. O si eres un arquitecto que trabaja por cuenta propia, está completamente justificado que compres material de oficina como bolígrafos, carpetas, agendas, etcétera.
Transporte y viajes Se podrán desgravar los gastos de desplazamiento en transporte público -avión, tren, taxi- y los de estancia en hoteles. Siempre deberás acreditar el carácter profesional del desplazamiento, por lo que normalmente
Hacienda no acepta este tipo de gastos si son en fin de semana o se producen a diario.
COMIDAS CON CLIENTES
La ley también estima que puedes deducir el gasto de las comidas con clientes o que sean necesarias para tu actividad, alegando gastos de representación de tu empresa. Sin embargo, este tipo de gasto puede dar algunas complicaciones.
Ten en cuenta que hay dos tipos de gasto en restaurantes: Comidas propias o gastos por manutención .
Según la ley, un autónomo puede deducir hasta un máximo de 26,67 euros de comidas al día si se producen en territorio nacional y 48,08 euros si son en el extranjero.
A los requisitos, además de pagar con tarjeta y guardar el ticket, se suma que estas comidas deben producirse durante las horas de trabajo. A parte de ello, debemos cumplir los siguientes requisitos:
- NÚMERO DE COMENSALES
- MOTIVO DE LA COMIDA
- RELACIÓN ENTRE LA COMIDA Y FUTUROS INGRESOS
- SERVICIOS DE PROFESIONALES EXTERNOS
Es habitual que como autónomo requieras servicios de profesionales externos a tu negocio como notarios, abogados, economistas…Si es así, también puedes deducir los honorarios de estos profesionales.
Compra de material informático
Aunque pueda parecer un gasto de material de oficina, es importante mencionar aparte la compra de un ordenador o equipamiento informático. Se trata de un gasto deducible para prácticamente cualquier autónomo, independientemente de su actividad principal. Tener un ordenador es necesario ya sea para realizar la actividad principal o para las tareas administrativas del negocio: correo electrónico, cuentas, facturas, etcétera.
La compra del dominio Web es otro de los gastos fácilmente deducibles ya que actualmente prácticamente todos los negocios cuentan con página web. El único requisito es que la web esté activa y el contenido sea exclusivamente sobre la actividad del autónomo. Además, si necesitas ayuda externa para desarrollar tu página web, también puedes deducir el gasto en la declaración de final de trimestre, ya que se trata de un servicio profesional externo.
Formación
Puedes deducir cualquier gasto en formación, ya sea un máster, un curso o un postgrado, siempre y cuando esté directamente relacionado con tu actividad profesional actual.
Servicios de asesoría o gestoría
Los servicios de asesoría y gestoría es un gasto directamente relacionado con la gestión del negocio y, por tanto, deducible. Todo autónomo puede deducir este gasto en la declaración trimestral de sus facturas.
Suscripción a medios de comunicación profesionales
Estar informado se considera también necesario para el negocio, por ello pueden deducirse los gastos de suscripción a revistas, periódicos, medios online, webs, etcétera. Eso sí: ten en cuenta que del mismo modo que en el caso de las ferias, estos medios de comunicación deben estar directamente relacionados con tu sector o actividad profesional.
Asistencia a eventos y ferias
Asistir a ferias o eventos es una actividad común entre los autónomos, tanto en calidad de comprador como de expositor. Si estas ferias o eventos están directamente vinculadas con tu actividad profesional y puedes justificar su vínculo, todos los gastos derivados son deducibles.
Salarios y Seguridad Social
Son deducibles los sueldos a los trabajadores, las pagas extraordinarias y otros gastos vinculados a los trabajadores como dietas, incentivos o indemnizaciones.
Puedes deducir la cotización que se deriva de la contratación de trabajadores y la tuya propia como autónomo. También es deducible la contratación de mutualidades por contingencias comunes para el propio autónomo y para los trabajadores.
Material publicitario y tarjetas de visita
Pueden deducirse todos los gastos derivados de publicitar o dar visibilidad al negocio. Ello incluye gastos tan variados como la contratación de servicios publicitarios, el pago de Instagram ads, el merchandising y las tarjetas de visita, entre otros.
Es primordial presentar aquellos gastos que sean 100% justificables. Deducir gastos difíciles de justificar puede acarrear problemas con Hacienda, por lo que te recomendamos que, ante la duda, consultes con tu gestoría.
Tributos
Hay tributos fiscalmente deducibles como el Impuesto de Actividades Económicas (IAE), el Impuesto de Bienes Inmuebles (IBI). También hay tributos y tasas no estatales y contribuciones estatales que pueden deducirse. Es un tema específico, por lo que ¡te recomendamos que lo consultes con tu gestoría!
Reparaciones
Son deducibles todos aquellos gastos derivados de trabajos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes para la actividad laboral. Sin embargo, ten en cuenta que no son deducibles los gastos que se deriven de la mejora de bienes materiales, ya que estos gastos son amortizables en varios años.
GASTOS DIFÍCILMENTE DEDUCIBLES
A continuación, especificamos todos aquellos gastos que podrían darte problemas para justificarlos y, por lo tanto, son difícilmente deducibles.
El teléfono móvil
Se considera un gasto deducible al 100% en la medida que la línea se utilice exclusivamente para el desarrollo de la actividad económica. Sin embargo, justificar que el uso del teléfono móvil es exclusivamente para fines laborales suele ser complicado. Podría parecer que, si las llamadas se realizan únicamente en días hábiles y en horario laboral ya están justificadas, pero no es así. No hay forma de demostrar que las llamadas son únicamente a clientes y, además, es posible que necesites llamar a clientes en días inhábiles o fuera del horario laboral. En los casos y siempre que se justifique, se puede deducir el 100%, siempre y cuando la factura esté a tu nombre, el que figura en tu alta de autónomo.
Gastos de representación
Aunque en el bloque anterior hemos comentado que una comida con un cliente es un gasto deducible, es complicado justificar que una comida se ha celebrado exclusivamente con fines laborales, y la factura del restaurante no es suficiente. Así pues, aunque se contemplen como gasto deducible, debes tener en cuenta la difícil justificación de los gastos de representación. No sucede lo mismo con los gastos de manutención, que como hemos comentado, podrán deducirse siempre que se trate de comida en establecimientos de restauración y hostelería, en horario laboral y siempre que guardes el ticket.
VEHÍCULO Y SUS GASTOS
El vehículo, para poder deducir el 100% de los gastos, debe estar exclusivamente destinado a la actividad empresarial o profesional.
Se incluye en esta categoría:
- vehículos utilizados para transportar mercancías;
- vehículos para prestar servicios de transporte – taxis, por ejemplo-;
- vehículos utilizados para tareas de seguridad o vigilancia;
- vehículos de autoescuelas; vehículos utilizados para los desplazamientos de agentes comerciales;
- vehículos utilizados para pruebas, promoción de ventas o demostraciones.
Cualquier otro tipo de uso del vehículo es difícilmente justificable y por lo tanto, podría acarrear problemas si lo presentas como gasto deducible.
Ropa de trabajo
Es un gasto fácilmente justificable si se trata de un uniforme laboral, vestuario de protección u otro tipo de prenda que incluya el logotipo de la empresa. Estas prendas acostumbran a comprarse en tiendas especializadas en ropa de trabajo, por lo que son gastos deducibles. Sin embargo, es más difícil de justificar gastos en prendas como trajes, ropa formal o vestuario para artistas, ya que no hay la posibilidad de discernir si su uso será únicamente para la actividad laboral
. Gastos derivados de trabajar en casa
La normativa relativa a la deducción de los gastos derivados de trabajar desde casa es relativamente nueva. En 2018 entró en vigor la Ley de Reformas Urgente del Trabajo Autónomo, que otorgó algunos beneficios a los autónomos que trabajan en casa y no cuentan con una oficina o espacio externo. Sin embargo, la situación es diferente si tu vivienda es de tu propiedad o si es de alquiler. En términos generales, un autónomo que trabaje en una propiedad propia – su piso, su vivienda habitual-, puede deducir: Gastos propios de la titularidad de la vivienda: IBI, gastos de comunidad, seguro del hogar Puedes deducir el porcentaje del gasto que se calcula que dedicas a tu actividad. Por ejemplo, si tu casa tiene 100m2 y cuentas con un espacio concreto dedicado a tu negocio -un despacho, un taller- de 20m2, podrás 
deducir el 20% de los gastos totales. Gastos de suministros: Agua, electricidad, Internet… En lo que se refiere a estos gastos, el cálculo es algo más complejo. Según la ley, si destinas un 20% de tu casa a tu actividad profesional, podrás deducir solo un 30% de ese 20% de los gastos en suministros. Al aplicar este porcentaje, suele suponer únicamente unos 35 euros mensuales, por lo que no suele interesar a los autónomos. Si por el contrario el autónomo trabaja en una vivienda que no es de su propiedad, la gestión es más complicada, ya que para deducir cualquier gasto es imprescindible presentar su factura. La limitación es clara: el alquiler de viviendas no requiere de factura. Aunque el autónomo puede pedir al arrendador esta factura, es posible que este suba el precio del alquiler para asumir los costes de IVA y de retención de IRPF que hasta ahora no contemplaba. Estos costes suelen ser mayores que los beneficios de desgravar la proporción del alquiler, por lo que no es recomendable. Gastos fiscalmente no deducibles
Guillem Borralleras Bartrons
Abogado
Asesor Fiscal